Η δικαιολογία «δεν έχω αρκετό χρόνο» δεν είναι ιδιαίτερα πειστική• έχουμε ακριβώς τον ίδιο αριθμό ωρών ανά ημέρα με τους σπουδαιότερους ανθρώπους της τέχνης, της πολιτικής και των επιστημών, οι οποίοι έκαναν τη διαφορά.
Και...
είναι πολλοί οι άνθρωποι που παλεύουν να είναι σούπερ παραγωγικοί. Μεταπηδούν από δραστηριότητα σε δραστηριότητα, ελέγχουν συνεχώς τα email τους και να οργανώνουν. Και όσοι είναι τόσο απασχολημένοι πιστεύουν ότι αυτό το χαρακτηριστικό σημαίνει ότι εργάζονται σκληρά και έτσι αργά ή γρήγορα θα φτάσουν στην επιτυχία.
Αν και αυτή η πεποίθηση μπορεί να αληθεύει έως ένα βαθμό, συχνά οδηγεί σε ανούσια «παραγωγικότητα»- σε μια συνεχή ανάγκη να κάνουμε κάτι και σε μια τάση να σπαταλάμε το χρόνο μας σε λιγότερο σημαντικές εργασίες. Αλλά μία προσέγγιση που γίνεται ολοένα και πιο διαδεδομένη αντιπροσωπεύεται από το μότο «δουλεύω εξυπνότερα, όχι σκληρότερα». Η σωστή διαχείριση του χρόνου δεν είναι η ολοκλήρωση πολλών εργασιών μέσα σε μια μέρα• είναι η απλοποίηση της καθημερινότητας και η ανακούφιση από το στρες.
Τα παρακάτω tips αντιπροσωπεύουν ακριβώς αυτή την προσέγγιση
1) Ολοκληρώστε πρώτα τις σημαντικότερες εργασίες
Ο χρυσός κανόνας της διαχείρισης χρόνου. Κάθε πρωί χρειάζεται να αναγνωρίσετε δύο ή τρεις εργασίες που είναι πιο σημαντικές και ξεκινήστε από εκείνες. Αφού έχετε ολοκληρώσει τα απαραίτητα, συνεχίζετε στις επόμενες με λιγότερο άγχος.
2) Μάθετε να λέτε «όχι»
Αν δεσμεύεστε σε πολλές δουλειές χωρίς να σκέφτεστε σοβαρά το χρόνο και τις δυνατότητές σας, η σωστή διαχείριση του χρόνου θα είναι σχεδόν αδύνατη. Χρειάζεται να μάθετε να αρνείστε και σε ορισμένες ευκαιρίες. Δεχόμαστε να δεσμευτούμε στο χρόνο που γνωρίζουμε με βεβαιότητα ότι έχουμε και σε εργασίες και γεγονότα, για τα οποία νοιαζόμαστε πραγματικά.
3) Ξεκινήστε νωρίς
Σχεδόν όλοι μπαίνουμε στον πειρασμό να αναβάλλουμε. Νιώθουμε ότι προλαβαίνουμε και ότι ακόμα και την τελευταία στιγμή θα τα καταφέρουμε. Όμως, αν καταπολεμήσετε το μικρόβιο της αναβλητικότητας, θα διαπιστώσετε πόσο ανετότερα εργάζεστε χωρίς στρες και χωρίς την πίεση της προθεσμίας. Και όχι μόνο αυτό• σύντομα, θα αντιληφθείτε ότι και η ποιότητα της δουλειάς σας θα βελτιωθεί.
4) Καθορίστε ένα χρονικό όριο ολοκλήρωσης της κάθε εργασίας
Αντί να ξεκινάτε μια εργασία λέγοντας ότι θα μείνετε εκεί μέχρι να τελειώσετε, δοκιμάστε να οριοθετήσετε το χρόνο σας. Ο χρονικός περιορισμός θα σας πιέσει να συγκεντρωθείτε και να είστε πιο αποτελεσματικοί, ακόμα και αν προς το τέλος χρειαστεί να προσθέσετε λίγο ακόμα.
5) Μην σκέφτεστε όλη τη λίστα των υποχρεώσεών σας
Ένας από τους ταχύτερους τρόπους να τρομοκρατήσετε τον εαυτό σας είναι να σκεφτείτε τον όγκο των υποχρεώσεων που έχετε γενικά να ολοκληρώσετε. Όμως, αυτή η πρακτική δεν θα διευκολύνει σε καμία περίπτωση τα πράγματα. Είναι προτιμότερο να εστιάσετε απλά σε αυτό που κάνετε εκείνη την ώρα, απομονώνοντας οτιδήποτε άλλο. Ένα σκαλί τη φορά.
Αν και αυτή η πεποίθηση μπορεί να αληθεύει έως ένα βαθμό, συχνά οδηγεί σε ανούσια «παραγωγικότητα»- σε μια συνεχή ανάγκη να κάνουμε κάτι και σε μια τάση να σπαταλάμε το χρόνο μας σε λιγότερο σημαντικές εργασίες. Αλλά μία προσέγγιση που γίνεται ολοένα και πιο διαδεδομένη αντιπροσωπεύεται από το μότο «δουλεύω εξυπνότερα, όχι σκληρότερα». Η σωστή διαχείριση του χρόνου δεν είναι η ολοκλήρωση πολλών εργασιών μέσα σε μια μέρα• είναι η απλοποίηση της καθημερινότητας και η ανακούφιση από το στρες.
Τα παρακάτω tips αντιπροσωπεύουν ακριβώς αυτή την προσέγγιση
1) Ολοκληρώστε πρώτα τις σημαντικότερες εργασίες
Ο χρυσός κανόνας της διαχείρισης χρόνου. Κάθε πρωί χρειάζεται να αναγνωρίσετε δύο ή τρεις εργασίες που είναι πιο σημαντικές και ξεκινήστε από εκείνες. Αφού έχετε ολοκληρώσει τα απαραίτητα, συνεχίζετε στις επόμενες με λιγότερο άγχος.
2) Μάθετε να λέτε «όχι»
Αν δεσμεύεστε σε πολλές δουλειές χωρίς να σκέφτεστε σοβαρά το χρόνο και τις δυνατότητές σας, η σωστή διαχείριση του χρόνου θα είναι σχεδόν αδύνατη. Χρειάζεται να μάθετε να αρνείστε και σε ορισμένες ευκαιρίες. Δεχόμαστε να δεσμευτούμε στο χρόνο που γνωρίζουμε με βεβαιότητα ότι έχουμε και σε εργασίες και γεγονότα, για τα οποία νοιαζόμαστε πραγματικά.
3) Ξεκινήστε νωρίς
Σχεδόν όλοι μπαίνουμε στον πειρασμό να αναβάλλουμε. Νιώθουμε ότι προλαβαίνουμε και ότι ακόμα και την τελευταία στιγμή θα τα καταφέρουμε. Όμως, αν καταπολεμήσετε το μικρόβιο της αναβλητικότητας, θα διαπιστώσετε πόσο ανετότερα εργάζεστε χωρίς στρες και χωρίς την πίεση της προθεσμίας. Και όχι μόνο αυτό• σύντομα, θα αντιληφθείτε ότι και η ποιότητα της δουλειάς σας θα βελτιωθεί.
4) Καθορίστε ένα χρονικό όριο ολοκλήρωσης της κάθε εργασίας
Αντί να ξεκινάτε μια εργασία λέγοντας ότι θα μείνετε εκεί μέχρι να τελειώσετε, δοκιμάστε να οριοθετήσετε το χρόνο σας. Ο χρονικός περιορισμός θα σας πιέσει να συγκεντρωθείτε και να είστε πιο αποτελεσματικοί, ακόμα και αν προς το τέλος χρειαστεί να προσθέσετε λίγο ακόμα.
5) Μην σκέφτεστε όλη τη λίστα των υποχρεώσεών σας
Ένας από τους ταχύτερους τρόπους να τρομοκρατήσετε τον εαυτό σας είναι να σκεφτείτε τον όγκο των υποχρεώσεων που έχετε γενικά να ολοκληρώσετε. Όμως, αυτή η πρακτική δεν θα διευκολύνει σε καμία περίπτωση τα πράγματα. Είναι προτιμότερο να εστιάσετε απλά σε αυτό που κάνετε εκείνη την ώρα, απομονώνοντας οτιδήποτε άλλο. Ένα σκαλί τη φορά.
6) Δημιουργήστε συστήματα οργάνωσης
Η οργάνωση σας σώζει πολύ χρόνο και δεν χρειάζεται το σύστημα που χρησιμοποιείται να είναι περίπλοκο. Για παράδειγμα, φτιάξτε ένα σύστημα αρχειοθέτησης των εγγράφων σας, ώστε να μην χάνετε χρόνο ψάχνοντας. Το ίδιο σύστημα εφαρμόστε και στα email σας.
7) Κάντε κάτι στο χρόνο αναμονής σας
Υπάρχει ακόμα χρόνος που μπορείτε να εκμεταλλευτείτε. Αίθουσες αναμονής, ουρές σε δημόσιες υπηρεσίες και καταστήματα, χρόνος μετακίνησης με τα μέσα, ακόμα και στο γυμναστήριο. Χρησιμοποιήστε αυτό το χρόνο για να διαβάζετε, να γράφετε, να οργανώνετε τις εργασίες σας.
8) Απομονωθείτε
Χωρίς περισπασμούς, χωρίς δικαιολογίες. Μερικές φορές, ο μόνος τρόπος να κάνουμε πραγματικά κάτι είναι να μπούμε σε εκείνο το δωμάτιο και να κλειδωθούμε. Να απενεργοποιήσουμε τις ειδοποιήσεις του κινητού μας και να μείνουμε μόνοι μας.
9) Κάντε μικρά, αναζωογονητικά διαλείμματα
Όταν βιαζόμαστε να ολοκληρώσουμε τις εργασίες μας, δυσκολευόμαστε να εκτιμήσουμε τι κάνουμε, αλλά και να μείνουμε συγκεντρωμένοι και κινητοποιημένοι μέχρι τέλους. Επιτρέψτε στον εαυτό σας να κάνει ένα διάλειμμα ανάμεσα στις εργασίες σας. Βγείτε μια σύντομη βόλτα όπου κι αν βρίσκεστε, διαλογιστείτε και αναπνεύστε λίγο φρέσκο αέρα.
10) Περιορίστε τη χρήση τηλεόρασης, κινητού τηλεφώνου και διαδικτύου
Ο χρόνος που καταναλώνετε μπροστά από τις οθόνες είναι πολύς ακόμα κι αν εσείς νιώθετε πως είναι ελάχιστος. Οι ηλεκτρονικές συσκευές δεν είναι ποιοτικό διάλειμμα από τις εργασίες σας• το αντίθετο, απομυζούν την ενέργεια και την ικανότητας παραγωγικότητάς σας. Αποκτήστε συνειδητή επίγνωση του ελεύθερου χρόνου σας, ώστε να είστε αποδοτικότεροι και στις υποχρεώσεις σας.
7) Κάντε κάτι στο χρόνο αναμονής σας
Υπάρχει ακόμα χρόνος που μπορείτε να εκμεταλλευτείτε. Αίθουσες αναμονής, ουρές σε δημόσιες υπηρεσίες και καταστήματα, χρόνος μετακίνησης με τα μέσα, ακόμα και στο γυμναστήριο. Χρησιμοποιήστε αυτό το χρόνο για να διαβάζετε, να γράφετε, να οργανώνετε τις εργασίες σας.
8) Απομονωθείτε
Χωρίς περισπασμούς, χωρίς δικαιολογίες. Μερικές φορές, ο μόνος τρόπος να κάνουμε πραγματικά κάτι είναι να μπούμε σε εκείνο το δωμάτιο και να κλειδωθούμε. Να απενεργοποιήσουμε τις ειδοποιήσεις του κινητού μας και να μείνουμε μόνοι μας.
9) Κάντε μικρά, αναζωογονητικά διαλείμματα
Όταν βιαζόμαστε να ολοκληρώσουμε τις εργασίες μας, δυσκολευόμαστε να εκτιμήσουμε τι κάνουμε, αλλά και να μείνουμε συγκεντρωμένοι και κινητοποιημένοι μέχρι τέλους. Επιτρέψτε στον εαυτό σας να κάνει ένα διάλειμμα ανάμεσα στις εργασίες σας. Βγείτε μια σύντομη βόλτα όπου κι αν βρίσκεστε, διαλογιστείτε και αναπνεύστε λίγο φρέσκο αέρα.
10) Περιορίστε τη χρήση τηλεόρασης, κινητού τηλεφώνου και διαδικτύου
Ο χρόνος που καταναλώνετε μπροστά από τις οθόνες είναι πολύς ακόμα κι αν εσείς νιώθετε πως είναι ελάχιστος. Οι ηλεκτρονικές συσκευές δεν είναι ποιοτικό διάλειμμα από τις εργασίες σας• το αντίθετο, απομυζούν την ενέργεια και την ικανότητας παραγωγικότητάς σας. Αποκτήστε συνειδητή επίγνωση του ελεύθερου χρόνου σας, ώστε να είστε αποδοτικότεροι και στις υποχρεώσεις σας.
